I-02 Projektový zámer (projektovy_zamer)

5. NÁHĽAD ARCHITEKTÚRY

V súčasnosti nie je k dispozícii jednotný systém na administráciu celého životného cyklu programov – od prípravy a zverejnenia výzvy, cez prijímanie a hodnotenie žiadostí o granty, implementáciu až po udržateľnosť jednotlivých projektov. Žiadosťou o grant sa pre účely tohto materiálu rozumie žiadosť o poskytnutie dotácie na projekt, žiadosť o regionálny príspevok, žiadosť o projekt, resp. iné  žiadosti, ktorými žiadatelia žiadajú o pridelenie finančných prostriedkov. Na základe návrhu zákona o výskume, vývoji a inováciách a o zmene a doplnení niektorých zákonov má v zmysle zákona vzniknúť jednotný grantový informačný systém pre výskumnú obec. V súčasnosti nie je k dispozícii jednotný systém na administráciu celého životného cyklu programov – od prípravy a zverejnenia výzvy, cez prijímanie a hodnotenie žiadostí o granty, implementáciu až po udržateľnosť jednotlivých projektov. Žiadosťou o grant sa pre účely tohto materiálu rozumie žiadosť o poskytnutie dotácie na projekt, žiadosť o regionálny príspevok, žiadosť o projekt, resp. iné  žiadosti, ktorými žiadatelia žiadajú o pridelenie finančných prostriedkov. Na základe návrhu zákona o výskume, vývoji a inováciách a o zmene a doplnení niektorých zákonov má v zmysle zákona vzniknúť jednotný grantový informačný systém pre výskumnú obec.

Informačný systém Grant manažment bude realizovaný ako portálové riešenie na elektronické podávanie žiadostí o granty na podporu projektov v rámci činností zameraných na dosahovanie cieľov organizácii v pôsobnosti štátu na celoštátnej, regionálnej alebo miestnej úrovni s dôrazom na zabezpečenie jednotného spôsobu zverejňovania, evidencie, vyhodnocovania a spracovávania žiadostí o granty. Samotná aplikácia bude podporovať kompletnú elektronizáciu životného cyklu žiadosti od jej podania, cez kontroly, transparentné hodnotenie a vybavenie, až po čerpanie grantu, dotácie alebo regionálneho príspevku. Zároveň poskytne ucelený prehľad a históriu celej komunikácie so žiadateľom na jednom mieste. Jeho hlavným cieľom je široká škála modularity a postupov, aby každý žiadateľ mohol upravovať proces spracovania. Ďalšími cieľmi je zjednodušiť vybavenie agendy žiadateľov s využitím elektronickej formy komunikácie medzi poskytovateľom dotácií a žiadateľmi o dotácie.

Obrázok 2 Biznis architektúra

Služba registrácie a prihlasovania do IS GM

Služba slúži ako zápis údajov o fyzických a právnických osobách, ktorí majú v záujme využívať verejný portál. Služba uchováva údaje do databázy prostredníctvom registračného formulára, ktorý žiada informácie: Meno, priezvisko, osoba, cieľová skupina (študent, doktorand, post-doc, vzdelávacia inštitúcia, výskumná inštitúcia, verejnosť, súkromný sektor), email, bydlisko. V prípade právnickej osoby je registračný formulár v rozsahu: Meno, priezvisko, osoba, cieľová skupina, email, telefónne číslo, sídlo, názov organizácie, IČO, DIČ. Každá registrácia vytvára nový záznam v databáze. 

Prihlasovanie musí umožňovať prepojenie užívateľa do jeho prostredia, t. j. profilu. Služba čerpá údaje z backend databázy, ktoré boli vytvorené pri registrácii.

Podslužba registrácie a prihlásenia žiadateľa

Služba registrácie žiadateľa je určená  jednotlivcom žiadajúcim finančný príspevok v rámci rôznych programov a fondov. Tento systém zabezpečuje dôkladný overovací proces, ktorý pomáha znížiť počet nechcených registrácií a zabezpečiť, aby všetci žiadatelia boli riadne overení. Proces registrácie zahŕňa zadávanie základných údajov vrátane:

• Meno
• Priezvisko
• Heslo
• Rodné číslo
• Email
• Číslo občianskeho preukazu

Zadávanie základných osobných údajov zabezpečuje dôkladné overenie identity žiadateľov. Možnosť prihlásenia cez Slovensko.sk ponúka zvýšenú bezpečnosť a autenticitu.

Zníženie počtu nechcených registrácií:

• Starostlivé overovanie údajov pomáha predchádzať falošným a neautorizovaným registráciám.
• Overený proces zabezpečuje, že iba kvalifikovaní žiadatelia môžu požiadať o finančný príspevok.

Jednoduchý a efektívny proces registrácie:

• Používateľsky prívetivý registračný formulár.
• Intuitívny proces registrácie, ktorý je jednoduchý na použitie.

Po overení emailu systém vyzve žiadateľa na nastavenie viacfaktorovej autentifikácie. Navrhujeme použiť kombináciu nasledujúcich faktorov:

EMAIL overenie

• Žiadateľ zadá pri registrácii svoj email.
• Systém odošle jednorazový kód na zadaný email.
• Žiadateľ musí zadať tento kód do systému na dokončenie overenia identity.

Prihlasovanie musí umožňovať prepojenie používateľa do jeho prostredia, t.j. profilu. Služba čerpá údaje z backend databázy, ktoré boli vytvorené pri registrácii. Na prihlásenie používateľa sa využíva emailová adresa používateľa, ktorú zadal pri registrácií a heslo, ktoré taktiež zadal pri registrácii.

Podslužba registrácie a prihlásenia žiadateľa prostredníctvom eID 

IS GM musí umožňovať prihlásenie cez elektronickú čítačku, ktorá umožňuje zápis registračných údajov do BE databázy. Tieto údaje sú následne ukladené a sprístupňované pri využívaní portálu. Medzi úkony, ktoré budú využívať tieto údaje môžeme zaradiť: 

• Elektronický podpis žiadosti
• Automatizovaná registrácia a prihlasovanie
• Vypĺňanie preddefinovaných dokumentov a pod.

Služba podávania žiadostí v IS GM

Táto služba umožňuje elektronické podávanie žiadostí, ktoré sú následne uložené v systéme, aby mohli byť spracované poskytovateľmi dotácií. Celý proces je plne elektronizovaný a umožňuje sledovať žiadosti v reálnom čase. 

Biznis proces začína vytvorením výzvy, kde poskytovateľ určí podmienky, na základe ktorých môžu žiadatelia podať svoje projekty. Žiadatelia majú prístup k formulárom prostredníctvom front-end portálu, kde vyplnia všetky potrebné informácie a priložia príslušné prílohy, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť podania projektu. Tieto údaje sú následne spracované na back-end strane poskytovateľa, ktorý vykonáva formálnu kontrolu žiadosti.

Z technického hľadiska je podávanie žiadostí plne podporované prostredníctvom responzívnej webovej aplikácie, ktorá umožňuje užívateľom prístup z akéhokoľvek zariadenia. Využitie preddefinovaných šablón pre formuláre zjednodušuje tvorbu žiadostí, pričom dynamické prvky systému umožňujú aktualizáciu informácií v reálnom čase. Systém tiež integruje notifikačný mechanizmus, ktorý automaticky informuje žiadateľov o stave ich žiadosti.

Podšlužba vytvárania žiadosti

Celý proces sa začína výberom programu ku ktorému prinalieha relevantná výzva do ktorej sa Registrovaný používateľ želá zapojiť. Po výbere relevantnej výzvy sa proces presúva do podslužby vytvárania žiadosti o projekt alebo výzvu. IS GM po kliknutí na tlačidlo spúšta preddefinované responzívne formuláre prostredníctvom webovej aplikácie. Po vyplnení žiadosti musí registrovaný používateľ spustiť podslužbu validácie, ktorá skontroluje všetky povinné polia. Pri pozitívnom vyhodnotení validačného procesu, sa Registrovanému používateľovi umožňuje odoslať žiadosť a teda pristúpiť ku jej podaniu. 

Podslužba validácie žiadosti

Validácia žiadosti slúži ako kontrolný mechanizmus, ktorý kontroluje všetky polia responzívneho formuláru žiadosti. Všetky polia, ktoré boli pri vytváraní výzvy nastavené ako povinné musia obsahovať znaky. Tento proces slúži ako prvá kontrola zamedzovaniu vynechania informácií pri vypĺňaní. Po spustení validácie môžu nastať dva stavy:

• Pozitívne vyhodnotenie: Systém pustí žiadateľa o dotáciu odoslať žiadosť na hodnotenie.
• Negatívne vyhodnotenie: Systém zvýrazní červenou farbou polia responzívneho formulára a vyzve žiadateľa o dotáciu na doplnenie zadaných polí.

Podslužba hodnotenia žiadosti sa sústreďuje najmä na administratívnu časť overenia splnenia podmienok výzvy.

Podslužba odoslania žiadosti

Po dokončení procesu validácie žiadosti systém odosiela žiadosť používateľa portálu do databázy. Toto odoslanie so sebou obnáša kompletnú odoslanie všetkých dokumentov, ktoré boli v pripojené ku žiadosti spolu so sprievodným formulárom vyplnenej výzvy. Tieto dokumenty sú sprístupniteľné prostredníctvom služby evidencie podaných žiadostí v DMS. Ich prístupnosť je obmedzená na základe prístupových práv, ktoré sú nastaviteľné v administrátorskom rozhraní portálu IS GM.

Služba moje žiadosti

Ide o sekciu, ktorá je sprístupniteľna prostredníctvom statického UX dizajne responzívneho webového rozhrania. Sekcia sa objavuje po vytvorení používateľského účtu na portáli IS GM. V tejto sekcii ma používateľ v roli žiadateľ o dotáciu možnosť vidieť všetky svoje rozpracované a odoslané žiadosti. Toto rozhranie poskytuje informácie o:

• Počtu rozpracovaných žiadostí
• Počtu podaných žiadostí

Medzi iné, každá žiadosť, ktorá je v stave “ rozpracovaná” umožňuje na ňu kliknúť a ďalej pokračovať v jej úprave. 

Pri podaných žiadostiach je po kliknutí možné sa dostať ku informáciám, ktoré boli poskytnuté ako vyhodnotenie danej žiadosti. Ak bola žiadosť zamietnutá, používateľ má možnosť kedykoľvek sprístupniť stanovisko hodnotiteľov. Ak bola žiadosť úspešná, ma používateľ informáciu o tom o akú výzvu išlo a aké dokumenty boli vyplnené a odoslané. 

Služba Zberu údajov od VŠ

Služba zabezpečuje elektronizáciu a automatizáciu procesov súvisiacich so zberom údajov o výskumných a nevýskumných projektoch, ktoré sú spracovávané na verejných vysokých školách. Táto služba tvorí samostatnú sekciu v navigačnom menu. Jej hlavnou úlohou je zhromaždiť štruktúrované údaje o projektoch a aktivitách pre potreby Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu (MŠVVaŠ SR) a Centra vedecko-technických informácií SR (CVTI SR), ktoré pripravujú podklady pre rozpis dotácií.

Kľúčové funkcionality:  

• Umožňuje verejným vysokým školám elektronicky zadávať údaje o projektoch prostredníctvom definovaného formulára.  
• Overuje formálnu správnosť a úplnosť zadaných údajov.  

Business procesy:

Vytvorenie a schválenie formulára:  

• Vysoká škola pristúpi k systému IS GM a vyberie formulár podľa typu projektu (napr. výskumný od verejnej správy, zahraničný grant).  
• Zodpovedná osoba vyplní formulár, pričom systém poskytne nápovedu a validáciu údajov podľa prednastavených pravidiel.  
• Po dokončení sa formulár uloží a čaká na elektronické schválenie rektorom alebo ním poverenou osobou.  

Automatická validácia:  

• Systém overí úplnosť zadaných údajov, napríklad vyplnenie všetkých povinných polí, správnosť formátu identifikačných čísel (IČO, identifikátor projektu), a porovná ich s číselníkmi odborov vedy a techniky.  

Prenos údajov:  

• Schválené formuláre sú elektronicky odoslané na spracovanie do CVTI SR.  
• Systém umožní export údajov vo formáte kompatibilnom s SK CRIS.  

Obrázok 3  – procesná komplexnosť ISGM

K požiadavke na vybudovanie takéhoto systému na podporu životného cyklu grantov sa pripojila aj Platobná jednotka, ktorej požiadavky systém tiež dokáže pokryť, pričom je zdôraznená potreba integrácie na CES.

Vytvoreným IS Grant manažment dôjde k elektronizácii procesu realizácie grantových a dotačných programov – pre každý program vznikne možnosť poskytovať informácie o  programe, prípravy a zverejnenia výzvy (výziev) pre program, jednoduché podávanie a prijímanie žiadostí o grant, hodnotenie žiadostí, finančné vyúčtovanie a monitorovanie projektov,  používateľsky prívetivé prehliadanie podaných žiadostí v rámci jednotlivých grantov na jednom mieste. Samozrejmosťou systému bude jeho rozdelenie na verejnú a neverejnú časť, nastavenie prístupových práv vo verejnej aj neverejnej časti prostredníctvom vhodného identity managementu. Integráciami na referenčné registre a iné relevantné IS VS bude zabezpečené overovanie a získavanie údajov o žiadateľoch bez toho, aby boli vyzývaní na dokladanie informácií, ktoré o nich už sú evidované v iných IS VS. Takisto bude nový IS zabezpečený, bude umožňovať reportovanie udalostí podľa vopred definovaných kritérií atď.

Služby na správu grantových žiadostí budú slúžiť ako centrálny nástroj na podávanie, spracovanie a hodnotenie grantových žiadostí. Cieľom týchto služieb je automatizovať celý proces podávania žiadostí a zabezpečiť efektívne spracovanie týchto žiadostí v systéme. Žiadatelia o granty, medzi ktorých patria výskumné inštitúcie, výskumníci a organizácie, budú môcť elektronicky podávať žiadosti o financovanie výskumných projektov. Služba tiež zahŕňa automatizovaný proces validácie, ktorý overí správnosť údajov v žiadostiach, čím sa zabezpečí ich úplnosť a súlad s pravidlami pre získanie grantov. Hodnotitelia grantových žiadostí budú mať k dispozícii aplikáciu na hodnotenie projektov na základe preddefinovaných kritérií.

Služby na správu projektov budú poskytovať nástroje pre efektívnu správu a monitorovanie výskumných projektov po ich schválení. Administrátori a manažéri projektov budú môcť spravovať informácie o schválených projektoch, alokovaných rozpočtoch a výstupoch projektov. Služba tiež umožní monitorovanie pokroku projektov a poskytne prehľad o dosahovaných výsledkoch a ich súlade s plánom. Okrem toho budú výsledky výskumu zverejnené na verejných platformách v režime otvoreného prístupu.

Tento systém poskytne aj nástroje na analýzu údajov generovaných počas hodnotenia grantových žiadostí a správy projektov. Tieto analytické nástroje umožnia administrátorom a hodnotiteľom lepšie analyzovať dáta o podaných žiadostiach a projektoch, čím sa zabezpečí efektívnejšie rozhodovanie. Generovanie správ a reportov o výkonnosti projektov, hodnotení žiadostí a alokácii grantov bude dostupné v reálnom čase pre administrátorov a hodnotiteľov.

V oblasti otvoreného prístupu k dátam budú služby zodpovedné za zverejnenie vedeckých publikácií a výskumných dát v režime otvoreného prístupu, čím sa zabezpečí ich dostupnosť pre širokú verejnosť a výskumníkov na celom svete. Tieto dáta budú zverejnené na verejných platformách, pričom správa a kontrola prístupu k dátam zabezpečí, že tieto informácie budú dostupné v súlade s pravidlami otvoreného prístupu a budú chránené pred neoprávneným prístupom.

Bezpečnostné služby budú zabezpečovať ochranu citlivých údajov pred neoprávneným prístupom. Aplikačné služby, ktoré sa zameriavajú na šifrovanie údajov, zabezpečia, že citlivé údaje budú šifrované počas prenosu aj ich uloženia. Okrem toho autentifikačné a autorizácie služby zabezpečia, že len oprávnení používatelia budú mať prístup k citlivým informáciám, čím sa posilní celková bezpečnosť systému.

Služby na integráciu s externými systémami umožnia systému ISGM efektívne sa integrovať s verejnými a štátnymi databázami, čo zabezpečí bezproblémovú výmenu údajov. Služba pre integráciu s verejnými databázami umožní komunikáciu s existujúcimi databázami, ako je Slovensko.sk alebo CES, na validáciu údajov o žiadateľoch a projektoch. Okrem toho synchronizačné služby medzi ISGM a vládnymi systémami, ako je SK CRIS, zabezpečia aktuálnosť a presnosť informácií v systéme.

Obrázok 4 – Náhľad splikačnej architektúry

Navrhovaný informačný systém Grant Manažment (IS GM) bude postavený na modulárnej a škálovateľnej architektúre, ktorá umožní efektívne spracovanie celého životného cyklu grantových žiadostí. Systém bude využívať princípy microservices architektúry, čo zabezpečí lepšiu škálovateľnosť, flexibilitu a údržbu systému. Každá služba bude implementovaná ako samostatná komponenta, ktorá môže byť nezávisle nasadzovaná a aktualizovaná. Systém bude pozostávať z troch hlavných vrstiev: prezentačná vrstva zabezpečí interakciu používateľov so systémom prostredníctvom webového rozhrania, aplikačná vrstva spracováva logiku systému, overovanie údajov a orchestráciu procesov a dátová vrstva slúži na ukladanie a spracovanie údajov vrátane grantových žiadostí, dokumentov a hodnotení. Prezentačná vrstva bude vyvinutá ako responzívna webová aplikácia postavená na moderných frameworkoch, umožní registráciu a autentifikáciu používateľov, podávanie, sledovanie a spravovanie žiadostí o granty, interaktívne formuláre s validáciou údajov v reálnom čase a notifikácie o stave žiadosti. Aplikačná vrstva bude založená na RESTful API a GraphQL, umožňujúc efektívnu komunikáciu medzi frontendom a backendom. Jej súčasťou budú autentifikačný modul zabezpečujúci overovanie identity používateľov, modul správy žiadostí spracovávajúci celý životný cyklus žiadosti, hodnotiaci modul umožňujúci hodnotiteľom spravovať a posudzovať podané žiadosti, modul správy zmlúv generujúci a uchovávajúci zmluvné dokumenty, notifikačný modul automaticky odosielajúci upozornenia a emailové správy a analytický a reportingový modul poskytujúci štatistiky a export dát pre administrátorov a poskytovateľov grantov.

Dátová vrstva bude pozostávať z relačnej databázy a dokumentovej databázy na ukladanie štruktúrovaných aj neštruktúrovaných údajov. Súčasťou bude aj systém správy dokumentov na archiváciu dokumentov a auditná databáza na logovanie všetkých aktivít v systéme pre účely transparentnosti a kontroly. Systém IS GM bude podporovať integráciu s externými systémami prostredníctvom API Gateway. Hlavné integračné body zahŕňajú Slovensko.sk na overenie identity a elektronický podpis, referenčné registre na overovanie údajov žiadateľov, platobné brány na spracovanie poplatkov za podanie žiadostí a ERP systémy poskytovateľov grantov na finančné riadenie a účtovanie dotácií. Bezpečnostná architektúra bude vychádzať z princípov Zero Trust Security a bude implementovať opatrenia ako dvojfaktorová autentifikácia pre všetkých používateľov, šifrovanie údajov v databáze a pri prenose dát, riadenie prístupových práv na základe rolí, automatické monitorovanie a detekcia anomálií a pravidelné audity bezpečnosti. Nasadenie systému IS GM bude realizované v cloudovom prostredí s podporou hybridného modelu (on-premise + cloud). Použitie kontajnerizácie umožní jednoduché škálovanie a aktualizáciu jednotlivých komponentov. Systém bude nasadený v produkčnom prostredí s vysokou dostupnosťou a automatickým zálohovaním, testovacom prostredí na validáciu nových funkcionalít pred nasadením do produkcie a vývojovom prostredí na priebežnú implementáciu a testovanie. Navrhovaná architektúra informačného systému Grant Manažment zabezpečuje moderný, bezpečný a škálovateľný spôsob elektronizácie procesov grantového financovania. Implementácia modulárnej microservices architektúry, využitie cloudových riešení a podpora interoperability so štátnymi systémami prispejú k efektívnemu a transparentnému riadeniu grantových programov.

5.1 Prehľad e-Government komponentov

Informácie relevantné pre túto kapitolu sú uvedené v Prístupe k projektu.

6. LEGISLATÍVA

V iniciálnej fáze prípravy projektovej dokumentácie nie je známa potreby legislatívnych zmien pre dosiahnutie merateľných ukazovateľov projektu. Základnými legislatívnymi normami pre implementáciu tohto projektu sú: 

• Zákon č. 357/2015 Z .z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• Podľa Zákona č. 121/2022 Z. z. o príspevkoch z fondov Európskej únie a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• Zákon č. 292/2014 Z. z. o príspevku z európskych štrukturálnych a investičných fondov, § 9
• Zákon č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe.
• Zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní.
• Zákon č. 39/1993 Z. z. o Najvyššom kontrolnom úrade Slovenskej republiky.

• Zákon č. 131/2002 Z. z. o vysokých školách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
• Zákon č. 172/2005 Z. z. o organizácii štátnej podpory výskumu a vývoja a o doplnení zákona č. 575/2001 Z. z. o organizácii činnosti vlády a organizácii  ústrednej štátnej správy v znení neskorších predpisov;
• Zákon č. 185/2009 Z. z. o stimuloch pre výskum a vývoj a o doplnení zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov;
• Zákon č. 95/2019 Z. z. Zákon o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
• Vyhláška č. 401/2023 Z.z. Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky o riadení projektov a zmenových požiadaviek  v prevádzke informačných technológií verejnej správy;
• Vyhláška č. 547/2021 Z.z. Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky o elektronizácii agendy verejnej správy;
• Vyhláška Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 397/2020 Z. z. o centrálnom registri evidencie publikačnej činnosti a  centrálnom registri evidencie umeleckej činnosti;
• Výnos Ministerstva školstva Slovenskej republiky z 15. mája 2009 č. CD-2009-18616/1291-1:11 o podrobnostiach o štruktúre, postupe a lehotách na  poskytovanie informácií a o podrobnostiach o prevádzkovaní informačného systému Ministerstva školstva Slovenskej republiky o výskume a vývoji; Výnos  Ministerstva školstva Slovenskej republiky z 15. mája 2009 č. CD-2009-20239/4722-1:11 o spôsobe a postupe hodnotenia spôsobilosti osôb na  vykonávanie výskumu a vývoja; Výnos Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky z 5. marca 2015 č. 2015-7174/11543:7-15AA, ktorým sa mení výnos Ministerstva školstva Slovenskej republiky z 12. augusta 2009 č. CD-2009-23752/12736-1:11 o stimuloch pre výskum a vývoj; Zákon č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike;
• Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám (zákon o slobode informácií) ;
• Zákon č. 177/2018 Z. z. o niektorých opatreniach na znižovanie administratívnej záťaže využívaním informačných systémov verejnej správy; Zákon č. 69/2018 Z. z. o kybernetickej bezpečnosti; Zákon č. 45/2011 Z.z. o kritickej infraštruktúre;
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 78/2020 Z. z. o štandardoch pre informačné technológie  verejnej správy;
• Vyhláška Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 179/2020 Z. z., ktorou sa ustanovuje spôsob kategorizácie a  obsah bezpečnostných opatrení informačných technológií verejnej správy;
• Vyhláška Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky č. 158/2018 Z. z. o postupe pri posudzovaní vplyvu na ochranu osobných údajov;
• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe  takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) ; Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) 
• Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov. 

Národný projekt je v súlade s nasledovnými európskymi politikami:

• EU research and innovation policy: Otvorená veda je prioritou Európskej komisie a štandardnou metódou práce v rámci jej programov  financovania výskumu a inovácií, pretože zvyšuje kvalitu, efektívnosť a schopnosť reagovať na výskum.

• EU research and innovation strategic plan 2020 – 2024: Vysoko kvalitná veda, znalosti a inovatívne riešenia urýchľujú všetky aspekty digitálnych  a priemyselných transformácií v Európe – najmä prostredníctvom inovatívnych opatrení rámcového programu pre výskum a inovácie a  modernizovaného Európskeho výskumného priestoru ERA.

• European strategy for data 2020: Cieľom je vytvoriť jednotný európsky dátový priestor, použitie informácií verejného sektora podnikovou sférou,  sprístupňovanie väčšieho objemu kvalitných dát verejného sektora na účely opakovaného použitia.

• EU research and innovation programme Horizon Europe 2021 - 2027: Postupy otvorenej vedy v súlade so zásadou „otvorené ako je možné,  uzavreté ako je potrebné“ zvyšujú kvalitu a vplyv výskumu a inovácií a vedú k väčšej reakcii na spoločenské výzvy. EK presadzuje, aby čo najviac  výstupov výskumných projektov bolo dostupných v režime otvoreného prístupu.

7. ROZPOČET A PRÍNOSY

7.1  Sumarizácia nákladov a prínosov

NÁKLADY

Sumarizácia nákladov:

Sumarizácia nákladov a prínosov riešenia za obdobie 10 rokov:

Interpretácia výsledkov:

Ekonomická a finančná efektívnosť projektu je v analýze prínosov a nákladov hodnotená kvantitatívne pomocou nasledujúcich ukazovateľov:

• Pomer prínosov a nákladov (BCR): 1,24

Rok návratu investície: T6 ( v 4. roku)

Rozpočet projektu: 1 499 571,59 EUR

Celkové náklady na zabezpečenie riešenia boli vypočítané prostredníctvom UCP analýzy. Vypočítané náklady projektu a výšku rozpočtu môžeme rozdeliť nasledovne:

Hlavné aktivity

Vývoj aplikácií:

                      Interné kapacity:                   74 232,36 EUR

                        Externé služby:              1 327 236,42 EUR s DPH

Podporné aktivity

907 - Paušálna sadzba na nepriame výdavky podľa článku 54 písm. a) NSU:   98 102,81 EUR

Kvalitatívne prínosy:

Projekt "Automatizácia a digitalizácia správy grantov a výskumných projektov pre CVTI SR" prináša viacero kvalitných prínosov, ktoré sú zamerané na zlepšenie efektivity, transparentnosti a spolupráce medzi rôznymi aktérmi v oblasti výskumu a inovácií na Slovensku. Tieto prínosy sú kľúčové pre modernizáciu administratívnych procesov, zabezpečenie prístupu k vedeckým dátam a podporu medzinárodnej spolupráce.

Zvýšenie transparentnosti procesov

Jedným z najdôležitejších kvalitatívnych prínosov je zvýšenie transparentnosti v procese podávania, hodnotenia a správy grantových žiadostí. Automatizovaný systém bude umožňovať:

• Jasnú sledovateľnosť všetkých krokov v procese podania grantových žiadostí, čo eliminuje subjektívnosť a neprehľadnosť, ktorá môže vzniknúť pri manuálnych procesoch.
• Transparentné hodnotenie žiadostí umožní hodnotiteľom a žiadateľom vidieť, na akých základoch boli rozhodnutia urobené, čím sa zabezpečí spravodlivý proces.
• Prístup k historickým údajom o schválených projektoch a grantových výdavkoch zabezpečí verejnú kontrolu a overenie správnosti rozdelenia financií.

Efektivita a urýchlenie administratívnych procesov

Automatizácia administratívnych procesov v rámci správy grantov a výskumných projektov výrazne zníži administratívnu záťaž. Tieto procesy budú efektívnejšie, rýchlejšie a menej náchylné na chyby:

• Rýchle podávanie a hodnotenie žiadostí: Automatizovaný proces podávania, validácie a hodnotenia žiadostí umožní žiadateľom a hodnotiteľom ušetriť čas, ktorý sa inak strácal pri manuálnom spracovaní.
• Optimalizácia správ o grantových projektoch: Generovanie správ a analytických nástrojov v reálnom čase zjednoduší monitoring pokroku projektov a umožní promptné rozhodovanie o alokácii financií.

Zvýšená bezpečnosť a ochrana údajov

Projekt zabezpečí, že všetky citlivé údaje o žiadateľoch a projektoch budú spracované v súlade s najnovšími bezpečnostnými štandardmi:

• Ochrana osobných údajov: Implementácia šifrovania, viacfaktorovej autentifikácie a pravidelných auditov zabezpečí, že údaje budú chránené pred neoprávneným prístupom a zneužitím.
• Zabezpečený prístup k dátam: Rôzne úrovne prístupových práv pre používateľov (administrátori, hodnotitelia, žiadatelia) zabezpečia, že každý používateľ má prístup len k potrebným údajom.

Flexibilita a škálovateľnosť systému

Implementovaný systém bude flexibilný a pripravený na budúce rozšírenia:

• Škálovateľnosť umožní prispôsobiť systém rastúcemu počtu žiadostí o granty a projektov v budúcnosti.
• Možnosť pridať nové funkcie a moduly podľa aktuálnych potrieb systému a vývoja v oblasti vedy a výskumu.

Zjednodušenie a zefektívnenie správy projektov

Projekt tiež prinesie prínosy v oblasti správy samotných výskumných projektov:

• Sledovanie a hodnotenie výkonu projektov: Administrátori budú mať jednoduchý prístup k údajom o aktuálnom stave projektov, rozdelení rozpočtu a plnení cieľov.
• Prehľadné analytické nástroje umožnia efektívnejšie rozhodovanie pri správe projektov a výskumných grantov.

Kvantitatívne prínosy:

Kvantifikácia ekonomických prínosov

Kvantifikácia ekonomických prínosov v rámci implementácie nových modulov systému Grant manažment bola realizovaná na základe merania ušetreného času úradníkov a výpočtoch FTE (Full-Time Equivalent) úradníka. Pre každý modul boli identifikované kľúčové procesy, ktoré ovplyvňujú časovú efektivitu a náklady spojené s administratívnym spracovaním žiadostí a následnom riadení grantových schém a projektov.

Moduly a ekonomické prínosy:

Úspora času na strane úradníka z dôvodu optimalizácie a elektornizácie agendy - APVV

Úspora času na strane občana/podnikateľa z dôvodu zavedenia malých zlepšení egov služieb - APVV

Úspora času na strane úradníka z dôvodu optimalizácie a elektornizácie agendy - VAIA

Úspora času na strane občana/podnikateľa z dôvodu zavedenia malých zlepšení egov služieb - VAIA

Použité vzorce na výpočet ekonomických prínosov:

Hodnoty TO BE boli pre tento projekt vypočítané na základe všetkých merateľných procesných činností, ktoré sú uvedené vyššie v projektovej dokumentácii, a to na obdobnom informačnom systéme, ktorý bol implementovaný pre Ministerstvo školstva, výskumu, vývoja a mládeže Slovenskej republiky. Tieto systémy budú z dôvodu tehnickej zastarosti a konsolidácie IS administrujúce grantové schémy, "zakonzerované" a vypnuté. 

Trvanie spracovania podania (Ušetrený čas úradníka): Tento ukazovateľ bol vypočítaný na základe meraní celkového času, ktorý úradníci v súčasnosti (AS IS) venujú spracovaniu podaní, a porovnania s predpokladaným časom po implementácii nového systému (TO BE).

Vzorec:

kde:

• Z = Počet podaní/volaní
• X = AS IS – Trvanie spracovania podania
• Y = TO BE – Trvanie spracovania podania

Cena ušetreného času úradníka: Na výpočet nákladov na ušetrený čas úradníka sa použil vzorec, ktorý zohľadňuje osobné náklady na pracovnú silu (Cper = 13,07 EUR). Tento vzorec vyjadruje hodnotu ušetreného času na základe zníženia doby spracovania podania.

Vzorec:

kde:

• Q = Osobné náklady na úradníka (Cper = 13,07 EUR)

Výpočet FTE úradníka (Full-Time Equivalent): Tento ukazovateľ vyjadruje počet úradníkov potrebných na spracovanie podaní pri danom pracovnom zaťažení. FTE sa vypočíta ako pomer medzi počtom podaní a pracovnou kapacitou úradníka (zohľadňuje sa doba práce za mesiac).

Vzorec:

Na základe analýzy implementácie nových modulov v rámci systému Grant manažment, ktoré sa zameriavajú na optimalizáciu procesov podávania žiadaostí a riadenia životného cyklu grantov, môžeme očakávať významné ekonomické prínosy. Odhady ukazujú, že vybrané moduly  by mali ročne ušetriť približne 200 tis. EUR na nákladoch spojených s ušetreným časom úradníka a občana/podnikateľa. Okrem toho sa predpokladá, že potreba pracovných úväzkov (FTE) úradníkov sa zníži o 5, čo prispeje k zefektívneniu administratívnych procesov a optimalizácii kapacít verejnej správy.

8. HARMONOGRAM JEDNOTLIVÝCH FÁZ PROJEKTU a METÓDA JEHO RIADENIA

Projekt bude dodávaný v 2 Inkrementoch z dôvodu priehľadnosti uvádzame Harmonogram na úrovni 1 Etapy/ 1 Inkrementu.

Realizácia projektu a jej riadenie

Plánovaná dĺžka realizačnej fázy projektu je rozvrhnutá na 24 mesiacov od prechodu z Iniciačnej fázy do realizácie.

Realizačná fáza sa bude členiť na nasledovné etapy: 

• Analýza a Dizajn 

• Nákup technických prostriedkov, programových prostriedkov a služieb (ak relevantné), 

• Implementácia a Testovanie, 

• Nasadenie a Postimplementačná podpora, 

Riešenie bude budované ako ucelený informačný systém podporujúci správu a kvalitu údajov potrebných na manažment a správu grantov v správe CVTI.

Výstupy jednotlivých etáp budú verifikované a precizované v rámci realizácie projektu a procesov obsiahnutých v etape Analýza a dizajn. Produkty budú odsúhlasované Riadiacim výborom projektu, v ktorom bude mať zastúpenie aj dodávateľ projektu na základe úspešného verejného obstarávania. 

Podpora prevádzky (SLA)

V aktuálnej dobe CVTI prevádzkuje viacero systémov obdobného a vyššieho rozsahu. Prevádzka Informačného systému GM bude zabezpečená prostredníctvom Zmluvy SLA, z dôvodu zabezpečenia udržateľnosti projektu stanovenej riadiacou dokumentáciou. Na danú zmluvu, ako aj personálne náklady spojené s prevádzkou SW produktu a aplikácie bude mať CVTI vyčlenené finančné prostriedky z vlastnej rozpočtovej kapitoly minimálne na obdobie 5 rokov. 

Projekt bude realizovaný metódou Waterfall - vodopádový prístup počíta s detailným naplánovaním jednotlivých krokov a následnom dodržiavaní postupu pri vývoji alebo realizácii projektu. Projektovému tímu je daný minimálny priestor na zmeny v priebehu realizácie. Vodopádový prístup je vhodný a užitočný v projektoch, ktoré majú jasný cieľ a jasne definovateľný postup a rozdelenie prác. Projektové riadenie bude zabezpečené v zmysle metodiky PRINCE 2.

9. Riadiaci výbor a PROJEKTOVÝ TÍM

Riadiaci výbor projektu tvorí predseda riadiaceho výboru projektu a vlastníci procesov alebo nimi poverení zástupcovia.

Riadiaci výbor sa riadi Štatútom, ktorý je popísaný v samostatnom dokumente Štatút Riadiaceho výboru projektu ako najvyšší riadiaci orgán na účely realizácie projektu na základe schválenej projektovej dokumentácie.

Štatút Riadiaceho výboru upravuje najmä jeho pôsobnosť, úlohy, zloženie, zasadnutie a hlasovanie. Členom Riadiaceho výboru projektu môže byť aj zástupca dodávateľa. Väčšina členov Riadiaceho výboru projektu s hlasovacím právom sú osoby navrhnuté objednávateľom a zastupujú záujmy objednávateľa. Riadiaci výbor projektu dozerá na hospodárnosť, efektívnosť a účelové využívanie finančných prostriedkov a môže prispôsobiť štandardy projektového riadenia na realizovaný projekt.

Riadiaci výbor má minimálne 5 členov, vrátane predsedu Riadiaceho výboru (ďalej len „predseda“):

Riadiaci výbor projektu môžu tvoriť:

1. predseda Riadiaceho výboru projektu,
2. podpredseda Riadiaceho výboru projektu,
3. vlastník alebo vlastníci procesov CVTI (biznis vlastník infraštruktúra) alebo nimi poverený zástupca alebo zástupcovia,
4. zástupcu kľúčových používateľov (end user),
5. zástupca za Dodávateľa v zmysle Zmluvy o Dielo s Dodávateľom,
6. projektový manažér prijímateľa PPM.

Riadiaci výbor je riadený predsedom, ktorým je zástupca Objednávateľa. V prípade neprítomnosti predsedu na zasadnutí Riadiaceho výboru, predseda musí na toto konkrétne zasadnutie písomne delegovať svoju funkciu v rozsahu svojich práv a povinností formou splnomocnenia na zástupcu, ktorým môže byť aj iný člen Riadiaceho výboru s hlasovacím právom. Na rokovanie Riadiaceho výboru môžu byť v prípade potreby prizvaní aj iní účastníci, tak zo strany Objednávateľa, alebo za stranu Dodávateľa.

Riadiaci výbor zasadá pravidelne, spravidla raz za mesiac avšak najmenej jedenkrát za tri (3) po sebe nasledujúce kalendárne mesiace. Zasadnutie Riadiaceho výboru zvoláva predseda prostredníctvom Tajomníka Riadiaceho výboru. Závery zo zasadnutia Riadiaceho výboru a jednotlivé body zo zasadnutia Riadiaceho výboru sa prijímajú súhlasným hlasovaním nadpolovičnej väčšiny prítomných členov Riadiaceho výboru s hlasovacím právom. Hlas predsedu má v prípade rovnosti hlasov hodnotu dvoch hlasov.

Hlavné dokumenty spojené s činnosťou Riadiaceho výboru sú program zasadnutia, pracovný materiál a záznam zo zasadnutia Riadiaceho výboru, ktorého prílohou musí byť aj prezenčná listina, prípadne aj písomné splnomocnenia členov Riadiaceho výboru.

Program zasadnutia a pracovné materiály Riadiaceho výboru distribuuje Tajomník Riadiaceho výboru na základe podkladov a inštrukcií predsedu alebo toho člena Riadiaceho výboru, ktorý požiadal o zasadnutie Riadiaceho výboru.

Tajomník Riadiaceho výboru zabezpečí ich distribúciu členom Riadiaceho výboru najneskôr 3 pracovné dni pred zasadnutím Riadiaceho výboru. Za vecnú správnosť distribuovaného materiálu zodpovedá člen Riadiaceho výboru, ktorý ho predkladá.

Riadiaci výbor zaniká ukončením plnohodnotnej implementácie projektu a jeho uvedením do produktívnej prevádzky. Zoznam členov Riadiaceho výboru je súčasťou dokumentu Komunikačná matica uloženom na zdieľanom projektovom úložisku.

Riadenie projektu zo strany Objednávateľa bude zabezpečené prostredníctvom Projektového manažéra a Finančného manažéra a bude trvať počas celej doby realizácie projektu. Bude pokrývať oblasť projektového riadenia (projektový manažment, celková koordinácia projektu, celkový dohľad nad vývojom dodávaného Diela, vrátane kvality), finančného riadenia a monitorovania realizácie projektu v zmysle riadenia podľa vyhlášky MIRRI č. 401/2023 Z. z. v platnom znení.

9.1.1 Projektový tím bude pozostávať z pozícií:

• Projektový manažér (PM)
• Kľúčový používateľ (KP)
• Analytik IT,
• Architekt IT,
• IT tester,
• Dátový špecialista,
• Manažér kybernetickej a informačnej bezpečnosti (MKIB)

9.1.2 Ďalšie projektové role:

• Finančný manažér (FM)
• Asistent PM

V súlade s výzvou PSK-MIRRI-622-2024-DV-EFRR, CVTI zabezpečí, aby počas implementácie projektu a po jeho skončení (počas obdobia udržateľnosti) bol k dispozícii interný personál na obsluhu, prevádzku a rozvoj riešenia. Zároveň bude minimálne počas obdobia udržateľnosti zabezpečené financovanie tohto personálu zo zdrojov CVTI.

Projektový manažér Objednávateľa bude zabezpečovať koordináciu projektových činností a manažment v súlade s metodikou PRINCE2 (hlavné dokumenty, priebežné manažérske výstupy, a pod.).

Projektový manažér Objednávateľa bude riadiť, administratívne a organizačne zabezpečovať implementáciu projektu, komunikovať s dodávateľom, sledovať plnenie harmonogramu projektu a zabezpečovať dokumenty požadované MIRRI. Zároveň bude v spolupráci s projektovým manažérom dodávateľa koordinovať realizáciu hlavných aktivít, činností a úloh plynúcich z projektu.

Zodpovednosťou projektového manažéra je v spolupráci s finančným manažérom (Objednávateľa) zabezpečovať finančné riadenie projektu, kontrolu rozpočtu projektu a jeho súlad s účtovnými dokladmi. Kontrolu podpornej účtovnej dokumentácie a poradenstvo pri definovaní oprávnených výdavkov bude zabezpečovať finančný manažér Objednávateľa.

Súčasťou projektového riadenia bude tiež operatívna projektová podpora zabezpečujúca administratívnu podporu pre písomnú komunikáciu, administratívne vedenie projektovej dokumentácie a prípravu podkladov pre členov projektového tímu, organizáciu stretnutí a pod. V rámci aktivity budú taktiež zabezpečované manažment a hodnotenie kvality zo strany Objednávateľa.

9.2  PRACOVNÉ NÁPLNE